50.000.000 тг в год уходит у одной компании численность 100 человек на печать и отправку бумажных документов. Сколько Вы сможете сэкономить на бумаге, перейдя на электронный документооборот?
Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. В электронном формате создаются не копии, а оригиналы документов.
Электронные документы с реквизитами и электронной подписью равнозначны бумажным. ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.
Преимущества СЭД:
- Электронный документ быстрее заполнить и отправить, чем бумажный;
- В едином цифровом пространстве к документу имеют доступ все ответственные сотрудники; видно, кто и сколько времени с ним работает;
- Электронный документ проще редактировать, дублировать, защитить от кражи и повреждения;
- С электронным архивом можно работать за пределами офиса;
- Снижаются расходы на бумагу, картриджи, курьеров, хранение бумажных архивов.
Часто компании не понимают, как это работает, экономят, боятся нового.
Давайте посчитаем: 10 клиентов, по 3 документа на каждого — только на пересылку почтой уходит около 13000 в месяц. Курьером Яндекс - и того больше. В год это 160 000 тг + зарплата сотрудников, которые могли бы потратить время на более важные задачи.
Например, в конце месяца для 100 клиентов распечатываются акты выполненных работ. Документы после печати передаются бухгалтеру, бухгалтер их подписывает, потом их подписывает руководитель. Сейчас это делается одной кнопкой «Создать» и подписывается ключом.
Так сокращаются расходы.