Разработка блок-схем и регламентов бизнес-процессов

Автоматизация в своей основе имеет план разработки функциональных блок-схем и регламентов (правил) помогающих всем участникам работать быстро, слаженно и с максимальной эффективностью. Один бизнес-процесс делится на подпроцессы. Количество же подпроцессов может быть каким угодно. Подпроцесс в свою очередь состоит из операций, являющихся уже максимально простыми действиями.

Для детального и подробного описания бизнес-процессов применяются различные методы. Базой для этого служит составление логической последовательности действий участников бизнес-процесса. Ясная картина складывается когда каждое действие становится более понятным и прозрачным элементом. Если в самом начале работы складывалось впечатление полного хаоса и неразберихи в системе внутренних и внешних взаимодействий, то с началом описания бизнес-процессов уже уходит масса лишних или дублирующих функций участников, делегируется ответственность, убираются рутинные и ненужные действия. Вашему взору открывается простая и точная схема бизнес-процесса, то каким он и должен быть в идеале.

Любой большой и сложный по уровню взаимодействий процесс в бизнесе всегда можно разложить на более простые и понятные элементы. Сама по себе декомпозиция – это разделение большой задачи на меньшие составляющие. Ее проводят для упрощения описания процессов и дальнейшего управления им. Ошибки декомпозиции могут негативно сказаться на результатах всей проделанной работы. Отсутствие же декомпозиции приводит к хаосу в работе сотрудников и отделов. Примером тому могут быть: дублирование функций (перекрестное ведение одних и тех же дел разными сотрудниками) или даже отсутствие ответственного лица (зона безответственности).

Существуют определенные правила декомпозиции, которые помогают верно описать бизнес-процесс.

1. Прописываем все этапы и корректируем их в содружестве со специалистами, имеющими к этому непосредственное отношение, знающими все от и до.

2. Эффективность рабочего процесса в результате декомпозиции будет выше, если описать все различными методами: текстом, графикой и таблицами с более детальной информацией.

3. Важно разграничение: то каким образом бизнес-процесс идет в настоящее время, что должно быть в идеале и каковы дальнейшие перспективы его развития.

Далее происходит оценка эффективности готового бизнес-процесса. Важными здесь теперь являются:

Результативность – достижение результата поставленной задачи

Определенность – соответствие критериям, нормам, эталону

Эффективность – снижение затрат ресурсов на проведение одного цикла

В полученном бизнес-процессе уже можно будет: отследить стабильность получаемых результатов, исследовать гибкость системы, измерить длительность одного процесса и провести расчет всех затрат на один цикл операций. А уже следующим этапом после декомпозиции является формирование порядка работы, поскольку именно на ее основе можно составить рабочую блок-схему или регламент.

Для начала автоматизации необходимо провести точное описание бизнес процесса, исследовать его, провести детальный аудит и сконструировать его модель / блок-схему. Моделирование блок-схем – это старт вашей автоматизации. Изучив в подробностях все циклы взаимодействий и их взаимосвязи, данные, полученные в ходе аудита, могут быть оцифрованы и перенесены в специальные программы-конструкторы для более наглядного моделирования бизнес-процесса. В таких программах легко можно отслеживать влияние изменений различных параметров и их отражение на общей картине. Например, можно наглядно увидеть, что будет происходить в связи с изменением рыночных цен и т.д. Оцифрованная блок-схема похожа на большую математическую модель, которая ведет точный и быстрый расчет, сразу показывая готовый результат. В нашей компании BusinessProcess мы предоставляем услуги описания бизнес-процессов и проводим обучение специалистов в данной области. Понимание своего бизнеса и непосредственное участие в нем помогает при разработке блок-схем. Глубокое понимание внутренних процессов компании это преимущество.

Регламентами называют четкие правила внутренних и внешних взаимодействий внутри компании, обеспечивающие стабильную функциональность отделов, сотрудников и т.д. Регламенты подробно описывают сценарий действий, последовательность операций и их хронологию. Разработка регламента является ответственной задачей, от которой зависит успех автоматизации.

Правила, выработанные в результате профессионального аудита и полученные на основе моделирования бизнес-процессов, гарантированно помогут добиться стабильного роста вашего бизнеса, а также помогут успешно его масштабировать. Все что отточено на малой модели – будут хорошо работать в любом масштабе. Примером успешной разработки регламентов может служить создание сетей филиалов и подразделений вашего бизнеса.

Компания BusinessProcess предоставляет профессиональные услуги в области описания бизнес-процессов, разработки регламентов и блок-схем. Вы всегда можете проконсультироватьcя у нас и получить все важные ответы. Являясь экспертами в данной области, мы оказываем услуги по разработке блок-схем и регламентов на высоком уровне. В своей работе мы применяем современные методы анализа и исследований, позволяющие уверенно принимать важные решения для эффективных изменений. Каждая задача для нас – это индивидуальная работа, требующая высокой квалификации и мастерства. Мы с готовностью поможем в реализации ваших планов по автоматизации.